KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Rangkuman serta tambahan pribadi<berdasarkan materi +pendapat pribadi dalam intro pembahasan KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI>

Berikut adalah fakta pentingnya komunikasi dalam Organisasi.

Di dalam Organisasi pasti terdiri lebih dari 1 orang yang menjalankan organisasi tersebut. Organisasi tidak akan jalan jika di antara orang – orang  tidak bisa berkomunikasi satu sama lain. Logikanya bagaimana bisa seorang pemimpin organisasi menyampaikan tujuan terbentuknya organisasi tersebut pada anak buahnya jika tidak berkomunikasi ? bagaimana pemimpin organisasi bisa membagi tugas untuk masing – masing anak buahnya jika tidak berkomunikasi ? bagaimana orang – orang bermusyawarah membicarakan organisasinya jika tidak komunikasi ?

Mungkin beberapa pertanyaan diatas sudah cukup jelas membuktikan seberapa pentingya komuniasi dalam berorganisasi. Setiap orang harus bisa berkomunikasi dengan baik jika ingin organisasinya meningkat. Ada banyak orang yang mengelola organisasi, artinya setiap orang mempunyai tugas masing – masing, disamping itu setiap orang juga mempunyai informasi terhadap tugasnya masing – masing. Info dari masing – masing orang itulah yang sangat dibutuhkan dalam organisasi tersebut untuk disampaikan dengan saling berkomunikasi setiap elemenya, karena setiap info dari orang yang satu dengan yang lain saling berkesinambungan untuk memastikan jalannya organisasi tersebut.

Jika kita jabarkan mengenai ‘pentingnya’ atau ‘manfaatnya’ daripada komunikasi di dalam berorgasasi, maka kita tak perlu panjang lebar menjabarkannya, yang perlu kita sadari adalah Organisasi tidak akan jalan tanpa adanya komunikasi, jadi inti daripada organisasi tersebut selain gagasan ide dibuatnya organisasi adalah komunikasi. Sehingga kita tak perlu menyakan lagi pentingya dalam berorganisasi jika sudah tau dampaknya jika tidak ada komunikasi dalam berorganisasi.

Bentuk – Bentuk Komunikasi

• Komunikasi Langsung

Cara penyampaian secara langsung secara lesan, sehingga feedbacknya juga di terima secara langsung.

• Komunikasi tidak Langsung

Cara penyampaiannya tidak langsung dengan si penerima informasi, bisa saja menggunakan text tertulis atau dengan perantara orang lain dalam penyampaiannya.

• Komunikasi Horizontal

Cara komunikasi dengan tujuan menjalin hubungan baik dengan sesame karyawan maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi kerjasama.

• Komunikasi Formal

Biasanya penyampaian komunikasi dari atasan ke bawahan, baik tertulis atau lesan. Jika laporan dari bawahan ke atasan biasa di sebut laporan

• Komunikasi Informal

Komunikasi informal bisa tersebar melalui kabar angin dari mulut ke mulut dan kebenarannya tidak dapat dipastikan.

Agar komunikasi dapat berjalan dengan lancer, dalam penyampaian berita kita harus :

1. Jelas à Menggunakan bahasa yang baik dan benar serta tidak beribet.
2. Tepat à Tepat sasaran dalam halo rang yang dituju dalam penyampaian informasi
3. Sasaran à tujuan penyampaian informasi sebaiknya sama seperti yang di harapkan pengirim informasi

Meskipun terdapat banyak bahasa di Indonesia ini tetepai tetepa Ada bahasa persatuan agar semua orang dapat berkomunikasi antara satu dengan lain, hal ini digunakan dalam segala hal yang dapat memperlancar aktifitas sehari – hari.

PENULISAN LAPORAN

Rangkuman serta browsing<berdasarkan materi + Browsing jenis jenis laporan>

Laporan ialah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan, atau pertanggung jawaban baik secara lisan ataupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada di antara mereka. Atau bisa juga disebut suatu bentuk cara berkomunikasi dari pihak yang satu dengan pihak yang lain.

Seperti itulah FX Soedjadi menyimpulkan mengenai arti dari laporan, kemudian apakah anda setuju dengan semua simpulan di atas? Atau tidak mengerti essensi dari kata – kata di atas ?

Oke! Agar lebih jelas kita bisa ambil contoh dalam kehidupan sehari – hari, seperti laporan bulanan pengeluaran atas gaji kita (gaji dari ortu atau perusahaan bagi yang sudah kerja).

Kemudian, seberapa penting laporan itu ada di dunia ini? Berikut adalah detail pentingnya laporan :

• Menunjukkan responsibility atas tugas yang dilimpahkan.
• Sebagai alat komunikasi untuk memperlancar koordinasi dan kerja sama dengan pihak lain.
• Sebagai alat membuat anggaran, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.

Syarat – syarat pembuatan laporan adalah sbb:

1. Clear –> Dalam pembuatan laporan harus jelas, pemilihan kata – kata harus mudah dimengerti oleh orang lain.
2. Mengenai Sasaran Pemasaran –> Hindari pemilihan kata yang beribet, sehingga inti laporan tersebut jadi sulit ditangkap oleh orang yang membacanya.
3. Lengkap –> Permasalahan masalah, urutan suatu masalah harus tertera dengan rapih, hindari menulisa hal – hal yang tidak terlalu penting agar tidak membuat bingung orang lain.
4. Tepat Waktu dan Cermat –> Setiap laporan mempunyai masa expired, dimana laporan tersebut menjadi tidak penting lagi ketika laporan sudah basi (baru selesai pada bulan depan, padahal butuhnya saat ini misalnya).
5. Tetap –> Dalam pembuatan laporan juga harus di dukung oleh data – data tetap sampai kapanpun, sehingga membuat pembaca laporan menjadi lebih percaya.
6. Objective dan Actual –> Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta – fakta yang dapat dibuktikan kebenarannya.
7. Adanya Feedback –>Timbal balik terhadap suatu laporan akan memperjelas kualitas dari laporan tersebut, apakah sudah baik atau sebaliknya.

Kerangka Laporan terdiri dari 4 Bagian, yaitu :

• Pendahuluan

Maksud dan tujuan laporan dibuat, batasan masalah, sistematika penulisan laporan berada pada bagian ini.

• Tubuh Laporan

Fakta, pendapat, pembahasan masalah, hasil penyelesaian masalah adalah semua hal yang tercakup dalam tubuh laporan.

• Saran – Saran

Setelah semua sudah terbahas pada tubuh laporan, maka akan timbul suatu saran bagaimana metode – metode yang pas untuk mengatasi permasalah yang sudah di bahas pada tubuh laporan.

• Konklusi dan Penutup

Konklusi atau bisa juga disebut kesimpulan dari seluruh yang sudah di bahas di atas, dimana permasalahan, dampak, saran – saran dicantumkan dalam satu garis besar. Penutup biasa berisi sumber dan follow up dari semua ide – ide di atas.

Jenis – jenis laporan dibedakan menjadi 2, yaitu (*):

• Laporan Lesan

Ialah cara penyampaian laporan secara lesan atau langsung, berikut adalah laporan yang termasuk di dalamnya :

1. Laporan Berita
2. Laporan Langsung

• Laporan Tertulis

Laporan berupa tulisan, contohnya adalah :

1. Laporan Tahunan
2. Laporan Khas
3. Laporan Prestasi
4. Laporan Kajian
5. Laporan Lawatan

 

 

(*) dari sumber : http://www.scribd.com/doc/37847396/Jenis-Jenis-Laporan

FILING

Rangkuman serta tambahan peribadi<berdasarkan materi + tambahan dari saya pribadi mengenai share PERKEMBANGAN FILING SESUAI TECHNOLOGY>

Berarti pengumpulan berbagai macam surat, catatan, record, dll sehingga file – file tersebut dapat ditemukan dengan mudah ketika dibutuhkan. Pentingnya dibentukknya suatu filing adalah sebagai maintenance document, keamanan dari document tersebut juga harus terjamin.

Filing dibuat setepat – tepatnya baik pada penyimpanan disebut sebagai warkat atau papers. Paper yang di maksud di sini adalah : Surat pembayaran barang, penerimaan barang, hutang, asuransi, dll.

Pnyusunan Papers juga mempunyai metode – metode guna mempermudah dalam pencarian serta terjamin penyimpanannya, berikut adalah metode – metode yang dimaksud :

• Penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan abjad di sini juga harus di tentukan akan menyusun berdasarkan abjad dari parameter apa, dari nama orang , atau dari parameter lain.

• Penyusunan papers menurut subject

Penyusunan ini agar paper berurutan berdasarkan dari masing – masing subject tiap paper.

• Penyusunan papers menurut nomor

Dalam perncarian paper, byasa orang menyebutkan nomor dari paper tersebut sebagai code unique dari paper. Alangkah baiknya apabila paper berurutan sesuai nomor sehingga dapat mencari paper yang dimaksud dengan cepat.

• Penyusunan papers menurut daerah

Mengurutkan berdasarkan daerah dari masing – masing paper juga sangat bermanfaat dan sangat terlihat rapih. Dalam pencariannya pun juga tergolong sangat mudah.

• Penyusunan papers menurut waktu

Mengurutkan berdasarkan waktu atau tanggal penerimaan paper juga perlu dalam metode pengumpulan data, hal tersebut akan terlihat manfaatnya ketika paper tersebut berkelanjutan sampai lama, sehingga kita harus mencarinya berdasarkan tanggal paper di terima untuk mengetahui kronologis dari paper itu dari awal sampai akhir.

Pengembangan Filing Sesuai Technology

Kita bisa tarik kesimpulan dari apa yang sudah kita bahas diatas, dimana penyimpanan (filing) paper dapat digunakan berbagai metode yang kesemuanya saling bersangkutan, artinya untuk mempermudah kita dalam mencari paper kita tidak hanya menggunakan metode satu saja, atau dua saja, tetapi kalau bisa menggunakan semua metode tersebut dalam penyimpanan paper.

Seiring berkembangnya technology, pada zaman sekarang kita sudah ada database sebagai penyimpanan data secara soft copy dimana kita bisa melihat history paper dari database itu. Jadi apabila paper sudah di simpan dengan menggunakan metode – metode diatas, sebagai alat bantu penyimpanan history kita bisa menggunakan database. Kita tinggal query di dalam server database untuk mengetahui history dari masing – masing paper dan kemudian mencari paper fisik tersebut sesuai dengan query kita terhadap database tadi, secara otomatis kinerja manusia dalam mencari paper yang di inginkan akan jauh lebih cepat dari sebelumnya.

RECORD RETENTION SCHEDULE

Rangkuman serta tambahan peribadi<berdasarkan materi + tambahan dari saya pribadi mengenai share RECORD RETENTION SCHEDULE>

 

Adalah suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses management, dimana berhubungan dengan penggolongan secara langsung untuk melakukan pemilihan distribusi atau disposisi dari record yang perlu disimpan maupun record yang harus dimusnahkan.

Record juga perlu di golong-golongkan, hal ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record akan di simpan dan dimusnahkan, berikut adalah penggolongan record – recordnya :

• Non Essential

Atau bisa di sebut dengan ‘record tidak penting’, record ini ditujukan pada surat – surat catatan – catatan atau laporan – laporan atau nota – nota, atau slip – slip pendaftaran pegawai,dll yang hanya digunakan dalam waktu singkat atau bahkan hanya beberapa menit saja.

• Helpful

Atau dapat disimpulkan ‘record yang dapat dimanfaatkan’. Disini record tersebut tidak berfungsi secara jangka panjang, dan memiliki masa expired, dan akan berguna pada saat masa expired belum tercapai. Jika sudah expired, maka record ini dapat dimusnahkan, record – record yang di maksud adalah :

• Surat Undangan
• Dokumen periodic
• Surat keterangan ijin sakit
• Surat dinas cabang perusahaan.
• Important

Atau bisa disebut ‘record yang penting’. Biasanya mempunyai jangka waktu reltive lama (hingga 4 sampai 5 tahun), dan record ini perlu peninjauan secara terus menerus. Yang termasuk dalam record ini adalah :

• Dokumen penjualan
• Laporan keuangan
• Wesel tagih, dll
• Vital

Atau record sangat penting, record ini tidak akan dimusanahkan mengingat fungsi primary dari record ini. Bisa dibilang record ini adalah record hidupmatinya perusahaan karena memang diperlukan sampai perusahaan itu bangkrut. Berikut adalah record – record yang dimaksud :

• Surat akte pendirian perusahaan
• Surat perjanjian kontrak
• Surat asuransi
• Surat hak milik perusahaan, dll.

 

Share mengenai Record Reterntion Schedule

Sedikit share mengenai adanya record retention schedule ini dalam kehidupan yang saya jalankan setiap hari. Sebelum ke intinya, saya ingin cerita dulu mengenai kerjaan saya setiap hari. Saya kerja sebagai programmer dan DBA dalam suatu software house swasta di Jakarta Barat. Product yang kami buat adalah ‘core’ khusus untuk perusahaan multifinance. Dikatakan ‘core’ karena memang aplikasi yang kami buat digunakan untuk sehari – hari oleh perusahaan multifinance, mulai managing customer baru sampai schedule kredit, sampai customer tersebut selesai (dengan baik atau bahkan selesai dengan buruk artinya kendaraan di Repo karena tak bisa membayar cicilan sesuai schedule).

Aplikasi yang saya buat terdiri dari 10 module sesuai dengan department masing – masing, diantara 10 module tersebut ada 1 module dengan nama Asset document Maintenance yang isinya adalah maintenance record – record seperti yang sudah dijelaskan diatas. Mengapa sampai di buat 1 module khusus untuk maintenance record ? karena sebegitu pentingnya record yang dimaintenance. Dalam module itu tertera status dari masing – masing document, jadi sampai kapanpun record tersebut harus diketahui keberadaanya, kemudian history – history bagi record yang sudah release (sudah diserahkan pada customer) juga masih tersimpan rapih di dalam database. Jadi kalau saya menanggapi mengapa sampai ada module RECORD RETENTION SCHEDULE ini adalah menyadarkan semua orang bahwa record – record yang dianggap penting harus di maintenance, jadi sampai record tersebut sudah selesai fungsinya kita bisa pastikan statusnya dan bisa memusnahkan secara tegas (tidak ragu-ragu apakah masih berfungsi atau tidak record ini).

TATA KERJA, PROSEDURE KERJA DAN SISTEM KERJA

Rangkuman dan Browsing serta tambahan peribadi<berdasarkan materi +tambahan browsing(manfaat tata, system, dan procedure kerja) + dari saya sendiri mengenai kesimpulan tata kerja, system kerja dan procedure kerja>

Berdasarkan dari referensi softskill kali ini (sedikit saya modif juga), berikut adalah pengertian dari Tata Kerja, Prosedure, dan Sistem :

• Tata Kerja

Cara untuk mencapai tingkat kerja efisien dengan maksimal.

• Prosedure

Suatu tatanan struktur yang harus dikerjakan oleh karyawan, tatanan itu mencakup dari mana asalnya tahapan tersebut dan mau kemana, dengan alat apa kita mengerjakan tahapan tersebut dan selesai kapan, semuanya tercakup dalam suatu procedure kerja.

• Sistem

Gabungan dari tata kerja dan procedure sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Sebenarnya untuk apa terbentuk suatu tata, procedure, atau system kerja ? ternyata dengan adanya mereka bertiga pelaksanaan fungsi management dan kebijaksanaan kepemimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir, terkontrol dengan baik.

Prinsip adanya tata , system, procedure kerja adalah sebagai berikut :

• Tersusunnya ketiga elemen tersebut harus memperhatikan : material, peralatan, biaya, waktu, macam dan sifat dari tugas / pekerjaan.
• Tujuan pokok organisasi, skema , klasifikasi jabatan, analisa unsure kegiatan organisasi harus ditentukan diawal, hal ini untuk menghindari ketidak tepatan dari procedure awal pembuatan organisasi ini.
• Prosedure kerja tidak dibentuk bukan berdasarkan jumlah tenaga kerja yang ada, tetapi skill dari tenaga kerja yang ada guna menyelesaikan pekerjaan di bidang terntentu.
• Tersusunnya ketiga elemen tersebut harus meengikuti perkembangan jaman dan teknologi.
• Manual book mengenai tata, system, procedure kerja harus sudah tersedia di awal agar karyawan bisa menjalankan sesuai dengan yang sudah di tentukan dari awal sehingga berjalan disiplin sesuai manual book tersebut.

Manfaat adanya tata kerja, system kerja, dan procedure kerja adalah sbb(*) :

1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
6. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya
7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja

Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:

• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.

• Tata Kerja, procedure kerja dan system kerja sangat banyak manfaatnya di dunia organisasi baik kecil atau besar, karena basic dari semua aturan ada di ketiga elemen tersebut.

(*) sumber : http://repository.usu.ac.id//